「毎月売上データの管理に時間をとられてしまう」「アンケート結果のデータが膨大で工数が足りない」とお困りの方もいらっしゃるでしょう。
- リストの作成
- アンケート集計
- 手書きや印字された文字の入力
などの作業は総称して「データ入力」の仕事として知られています。
データ入力の工程は外注・代行依頼するのがおすすめです。
なぜなら、データ入力をネット経由で受注してくれる企業やフリーランスが大勢いるからですね。
この記事では「データ入力におすすめの外注・代行先4選」「外注・代行依頼時のコツ」「外注・代行依頼するメリット・デメリット」をご紹介します。
記事を読み終わる頃には、自分にとって最適なデータ入力の外注・代行先や、外注依頼時に気をつけたらよいかわかるでしょう。
データ入力におすすめの外注・代行先4選と依頼方法を紹介
まずデータ入力におすすめの外注先4選をご紹介します。
- 安価に外注したいならクラウドソーシングのクラウディア
- 長期の仕事を外注したい人はCraudiaアシスタント
- 実績の豊富さで選ぶならうるるBPO
- データ入力の精度で選ぶならSWL
1.安価に外注したいならクラウドソーシングのCraudia(クラウディア)
安価な価格で外注したいなら、クラウドソーシングのCraudia(クラウディア)でフリーランスに任せるのがおすすめです。
クラウディアには月間1,000人以上（※1）が会員登録していて、中には企業よりも安価な価格でデータ入力作業を請け負っているワーカーも多数いるためですね。
例えば、クラウドソーシングサービスのクラウディアで探す場合、「タスク・軽作業・事務」のカテゴリから「データ入力・タイピング」を選んで外注したい案件を公開募集できます。
案件に応募してきたワーカーのプロフィールや実績を見比べ、仕事を任せたい人を選びましょう。
また契約金額に応じて、3％から15％とクラウドソーシング業界最安の手数料で外注できるのも魅力です。
指定した予算の中からデータ入力作業を受注してくれるワーカーには、より多くの収益を見込めるため、win-winの関係が築けます。
さらにクラウディアでは、本人確認や仮払い制度などを導入することにより、トラブル発生を未然に防ぐ対策もとっています。
安価な価格でデータ入力を外注依頼するなら、クラウドソーシングのCraudia(クラウディア)を利用しましょう。
2.データ入力作業を長期間外注したい人はCraudiaアシスタント
Craudiaアシスタントは、データ入力作業を長期間外注したい人に広く利用されています。
価格が安価なうえ、サービスの質も充実していてリピート率が高いからですね。
たとえば社員を雇う費用（業界水準）のおよそ半分のコストで、高い実務能力をもつアシスタントがデータ入力を代行してくれます。
また、仕事の忙しい月と少ない月のギャップがあれば、依頼する業務量に応じて料金プランを変更してくれたりと柔軟な対応をしてくれますよ。
さらに、初期限定の無料トライアルを利用できるため、担当アシスタントの実力を見てからの契約も可能です。
なお、通信の暗号化や最新のセキュリティソフトの導入を行っているため、情報セキュリティのリスクにも十分配慮しています。
Craudiaアシスタントは、長期の仕事を外注したい人に利用されています。
費用の安さとサービスの質を両立していて、さらにはセキュリティ面にも気を遣っているからです。
Craudiaアシスタントに興味がある方は、まずは下記より見積もりの問い合わせをしましょう。
3.実績の豊富さで選ぶならうるるBPO
うるるBPOは、実績の豊富さで外注先を選びたい方に利用されています。
なぜなら、2014年以来5000社、2万7千件以上の実績があるからですね。
また営業の対応も速く、メールで問い合わせをしてから最短5分で営業から連絡してくれます。
さらに海外のワーカーを多く抱えており、豊富なリソースで業務対応してくれるのも強みです。
実績が豊富な企業に任せたいなら、うるるBPOのホームページから見積もりの問い合わせをしましょう。
4.データ入力の精度で選ぶならSWL
SWLはデータ入力精度の高い企業として利用されています。
4重の品質保証プロセスで品質管理していて、入力精度99.98％を保証しているからですね。
具体的には、クライアントから預かったデータ原本をもとに2つのグループが同時に入力作業を行い、その2つのデータを独自のシステムで照合します。
それから専門の検査員によるクロス検査を経て、最後にISO9001準拠の出荷検査を行って納品されるまで4重のプロセスになっています。
またセキュリティを重視する大企業との取引も多いですね。
社内に専用ルーム設置、専用ルームへの入退出状況管理、お客様との定期的な監査をしてくれるので、
まとめると、4重の品質管理システムと厳重なセキュリティがSWLの強みです。
SWLに興味がある方は、まずはホームページのお問い合わせから見積もりを取りましょう。
【参考】データ入力を外注・代行依頼時の費用相場
結論から言うと、データ入力を外注・代行依頼時の費用相場は、依頼する業務の種類と分量に応じて変動します。
たとえば、以下の表に示すように、依頼する仕事量に応じて価格設定されています。
| 名刺1枚 | 20〜30円 |
|---|---|
| アンケート集計1項目 | 0.5〜1円 |
| 顧客名簿1件 | 1〜5円 |
| 文字入力1文字 | 0.3〜1円 |
| 画像のスキャン | 1円〜5円 |
また、大量の工数になる場合は時給換算で1000〜2000円くらいの費用を提示される場合もありますね。
なお、短納期での納品やデータのクリーニングを希望する場合、オプションでの追加料金が発生することもあります。
さらに外注先に渡す元データが活字か手書きかの違いによっても工数は変わるので、注意しましょう。
上記内容をまとめると、データ入力を外注・代行依頼時の費用相場は、依頼する業務の種類と分量に応じて変動しますが、時給換算だと1000〜2000円くらいと言えます。
データ入力を外注・代行依頼する際の3つのコツを簡単解説
データ入力を外注依頼する際には3つのコツがあります。
- 納品物の分量や用途をしっかり把握する
- 相見積もりを取る
- セキュリティが求められるなら企業に外注する
依頼するデータ量や用途をしっかり把握する
データ入力を外注・代行依頼する上で最初にすべきなのは、依頼するデータ量や用途を前もって把握しておくことです。
なぜならデータ入力依頼する外注先を選ぶ上で優先すべき条件がはっきりするからです。
たとえば単発のアンケート集計作業を安価に済ませたいという場合、報酬単価の安いフリーランスや副業ワーカーへの依頼は選択肢のひとつと言えるでしょう。
一方、大企業の経理で毎月発生する作業を長期間依頼するのであれば、分量やセキュリティの観点から専門業者への依頼が候補として挙げられます。
外注する前に、納品物の分量や用途をあらかじめ把握することで、データ入力を外注依頼するのに最適な候補先を絞り込んでいけます。
データ入力の外注候補先の相見積もりを取る
結論から言うと、データ入力の外注候補先の相見積もりを取るようにしましょう。
各候補先の見積もりを見比べることで、適切な相場費用やそれぞれの強みと弱みを把握できるからです。
同じ価格のサービスでも、短納期を強みとしている外注先もあれば、複数人で何重にもチェックをしてデータ入力精度の高さを強みとしている企業もあります。
データのセキュリティ面を求めるなら企業への外注がおすすめ
企業秘密や個人情報など、情報漏えいすると困るデータもあります。
入力するデータにセキュリティ面を求める場合は企業への外注がおすすめです。
個人に依頼するよりも契約面やセキュリティ面の対応をしっかりしてくれているからです。
たとえば、ネットワークの制限された部屋で作業したり、希望の場所まで出張してくれて、依頼主のPC内で作業してくれる企業も存在します。
高いセキュリティに対応してくれるフリーランスを見つけるのは大変なので、データ入力に専門性やセキュリティが求められるなら企業に外注しましょう。
データ入力を代行依頼する外注先の選び方・ポイント5つ
データ入力の外注先を選ぶ際のポイントを紹介します。
- 納期が明確な外注先を選ぶ
- 実績豊富な外注先を選ぶ
- 担当者の対応がいい外注先を選ぶ
- データ入力がどこで行われているか確認する
- 安さだけで選ばない
順番に解説していくので参考にしてみてください。
データの納期が明確な外注先を選ぶ
データ入力では、納期が明確な外注先を選びましょう。
納期に間に合わないとデータを必要とする業務全体が遅れたり、データを必要としている社内の各部署や取引先などに迷惑をかける可能性が生じます。
「○月○日○時まですべてのデータを入力する」など、納期が明確な外注先を選んでください。
「○時」まで細かく決めておかないと、締め切り日の営業時間外に提出されても文句を言えないので注意しましょう。
また納期を守れなくても「納品予定日はあくまで予定日」などと開き直られてしまい、トラブルに発展するケースもあります。
親しい関係だからと、納期や契約をちゃんと決めず、なあなあの状態で進めてしまいがちなので気をつけてください。
安心して任せるために、納期が明確かつ厳守してくれる外注先を選びましょう。
大量のデータ入力を任せるのであれば、作業の進捗状況を定期的に報告してくれる外注先を選ぶのをおすすめします。
データ入力の実績豊富な外注先を選ぶ
データ入力の実績が豊富な外注先を選ぶことも大切なポイントです。
過去の経験を活かすことで細かい入力指示にも対応できたり、何かしらのミスやトラブルが起きた際にも対応してもらいやすいでしょう。
ひとことで「データ入力」といっても、企業や案件ごとに作業内容や難易度は異なるため、データの特徴に合わせて適切な入力をしてくれるかは重要です。
セキュリティの面でも、第三者からの利用実績が多い外注先のほうが安心できるでしょう。
クラウドソーシングや企業の公式サイトなどで、これまでのデータ入力仕事の実績をチェックしてください。
担当者の対応がいい外注先を選ぶ
外注先を比較する際には、「担当者の対応が良いか」も重要なポイントとなります。
お互いの意思疎通が上手くいかないことで、データ入力スタッフへ正確なルールや入力方法が伝わっていないと、ミスやトラブルへ発展しかねません。
こちら側が意図していない、全く必要のないデータを入力していて、納品データが使い物にならなかったら最悪です。
また担当者が頻繁に変更となったり、連絡がメールのみでレスポンスが遅かったりすると、担当者との連絡や相談そのものにもストレスを感じかねません。
「担当者の対応が遅い」「レスポンスが遅くてイライラする」など、対応の悪さを感じる業者は依頼先の候補から外すのが無難といえるでしょう。
実際にデータ入力作業を行う場所を確認する
「重要なデータを預ける」などセキュリティを重視する場合、実際にデータ入力がどこの場所で行われているのかを確認してください。
代行会社であっても、社内（データセンター）で入力しているとは限りません。
在宅ワーカーにデータ入力を委託している代行会社もあります。
在宅ワークそのものが問題なわけではありませんが、作業内容や進捗業況の管理面でも、パソコンのセキュリティ面でも、一定の場所で作業してもらえているほうが安心ではないでしょうか。
在宅ワーカーが作業する場合には、宅内作業中のセキュリティ対策についても確認しておきましょう。
データ入力の料金の安さだけで選ばない
料金の安さだけで選ばないことも重要です。
データ入力代行の料金は、打ち込みを行う量だけではなく入力内容によっても異なります。
同じ条件で複数業者から見積もりをとって、「難易度に対して適正な価格になっているか」を見極めていきましょう。
万が一にも「安かろう悪かろう」な外注先を選んでしまうと、「入力ミスが多い」「指示した形式と違う方法で入力している」などの理由で、修正作業が増えたり納期遅れの可能性も出てきます。
作業のクオリティが低いと入力をイチからやり直すことになり、外注費を無駄にしたように感じかねません。
相場より極端に安いからと飛びつくのではなく、むしろ「なぜ安いのか」と疑ってかかるぐらいでちょうど良いです。
料金面だけでなく、「他のクライアントからの評判」や「サービスの品質」などを調べて、多角的な視点から判断してみてください。
データ入力を外注・代行依頼する2つのメリットをチェック！
データ入力を外注依頼するメリットは下記の2点です。
- 時間の節約になる
- データ入力のミスが少なくなる
順番にご説明します。
データ入力にかけていた時間を節約できる
時間コストを節約できるのがデータ入力を外注するメリットの1つです。
余った時間を社内でしかできない他の業務に回せるからですね。
また、優れたフリーランス・企業に相談すれば現在行っているデータ入力作業の効率改善のヒントを得られる可能性もあります。
自社のデータ入力業務と見比べて気づく点があったり、クライアントによっては質問して教えてもらえることもあるからですね。
ただし、ワンストップで全ての作業を任せる場合でも、納品物の最終確認は怠らないようにしましょう。
データ入力のミスが少なくなる
データ入力を外注するもうひとつのメリットとしては、データ入力に注力して仕事するワーカーに任せることでミスが少なくなります。
クライアントから請け負った仕事ですから丁寧にクロスチェックしてくれますし、2人以上のワーカーがミスの有無を検証してくれる企業も多いです。
また、データ入力を専門としているプロなら間違いやすいポイントを把握しているので、いっそう間違いが少なくなるでしょう。
データ入力に注力して仕事するワーカーに任せることでミスが少なくなるのは外注するメリットと言えます。
データ入力を外注・代行依頼するデメリット3つをチェック！
データ入力を外注依頼するデメリットは下記の3点です。
- 費用や外注先とのやり取りの手間がかかる
- セキュリティにリスクが生じる
- 納品結果に満足できないケースがある
それぞれ詳しくご説明します。
データ入力の費用＆外注先とのやり取りの手間がかかる
データ入力のための費用や外注先とのやり取りの手間がかかるのは、データ入力を外注依頼するデメリットの1つ目です。
外注先のワーカーの人件費が発生しますし、外注先を選別して依頼の詳細を伝える過程にも時間がかかるからですね。
同じ形式で継続的に外注するならともかく、単発や短時間で完了するデータ入力作業をわざわざ外注すると、場合によってはコストが割高になる恐れもあります。
社内で発生する（工数×人件費）と外注した場合の費用を比較して、外注すべきかどうか判断しましょう。
データ漏洩などセキュリティリスクが生じる
データ入力を外注するデメリットの2つ目は、セキュリティリスクが生じるという点です。
なぜなら、外注先ごとにセキュリティの品質に差があるからですね。
たとえば、副業をしている個人が自宅PCで作業するのと、企業のセキュリティ管理されたオフィスPCでの作業では大きく異なります。
企業の顧客名簿や自治体の住民データなど、絶対に漏洩してはいけない機微な内容を含むデータであれば、セキュリティ面で問題のない外注先を選ぶ必要があります。
自分の依頼したいデータ入力がセキュリティを要する案件なら、適切な外注先を選ばないとリスクが生じることを心に留めておきましょう。
納品されたデータ入力の内容に満足できないケースがある
データ入力を外注するデメリットの3つ目は、納品されたデータ内容に満足できないケースがあるという点です。
なぜなら、外注先によって納品物の品質や仕事をさばくキャパシティに差があるからですね。
たとえば個人で仕事しているフリーランスの中でも個人差が出ます。
また企業によっては予算上対応できない案件もあるでしょう。
事前に依頼先とよく話し合って、「品質」「納期」「書式のルール」など自分の重視しているポイントに対応してもらえそうかを見極めましょう。
株式会社ワンストップ代行センター戸村徹平氏からのアドバイスをご紹介
「データ入力におすすめの外注・代行先4選」「外注・代行依頼時のコツ」「外注・代行依頼するメリット・デメリット」をご紹介しました。
最後に当記事の監修者、株式会社ワンストップ代行センター便利屋代表の戸村徹平氏からのアドバイスいただいたので紹介します。
これからデータ入力の外注を考えている方は参考にしてみてください。
監修者プロフィール
株式会社ワンストップ代行センター
便利屋代表 戸村 徹平氏
東京都心部を中心に作業代行などを行う便利屋を経営。
南青山に本社を構えているので場所柄、法人からの需要も多く、インテリア内装の依頼から経理事務やデータ入力代行の依頼まで様々な業務に対応。
人件費の高騰や人材採用が困難な時期になると、企業は限られた社員にはコアな業務を任せたいため、簡単な事務や単調な業務は外注したいというニーズが高まる傾向にあります。
現在は個人のフリーランサーから上場企業まで様々な規模の事業者がデータ入力の代行事業を行っていますが、参考までに数社は商談をすると良いでしょう。
おおよその傾向として、データ入力の代行料金は個人の方ほど安く、大企業は高くなる傾向がありますが、信頼性、安全性もその料金に比例して大企業になるほど高くなります。
データ入力をする内容に応じて、依頼先を決めると良いと思います。
たとえば、単発的なアンケートの集計などは大企業に依頼すると料金も高いのでもったいないですが、逆に継続的な業務で個人情報などを取り扱う場合は大企業のほうが安心でしょう。
そのあたりの入力情報の内容、単発依頼か継続的に依頼するのか、などバランスを考えて検討することをおすすめします。
